什么是企業內容管理？ 企業內容管理(ECM)是管理公司信息的一組階段、技術和工具。這包括存儲、共享、組織和保護公司記錄和數據。最終，ECM允許公司完全控制他們保存和存儲的信息。

　　為什么這么重要？ ECM平臺以數字化方式轉換和組織信息，讓公司更好地掌握其內容。它共同匯集信息，為團隊提供更好的訪問和理解，從而提高他們的效率。ECM還簡化了工作流程，以提高所有類型的項目和活動的業務效率。它實際上給了公司， 完全控制他們的數據。這包括公司存儲大量數據和信息的情況。

　　將企業內容管理想象成圖書館中的一個計算機系統。就其本身而言，該圖書館擁有數十萬本根據書名和流派分類的書籍。盡管這給出了特定書籍所在位置的一般理解，但是它并沒有提供一個詳細的、有組織的系統，能夠立即知道關于一本書的重要信息。擁有一個記錄所有書籍的計算機系統可以讓圖書管理員立即找到相關信息， 例如一本書最近是否被借出。這就像公司的ECM一樣，他們的數據本質上是圖書館里等待整理的書籍。

　　ECM的三個關鍵要素 ECM由基本組件組成，這些組件對公司有很大的好處。這里有三個需要考慮的關鍵因素:

　　1.組織 在組織信息之前，這個階段的初始步驟包括轉換。這種轉換包括匯編記錄、數據和信息，然后將其數字化。這對擁有大量歷史記錄和其他數據的公司特別有幫助。它是將信息組織成結構化格式的初始過程。

　　將記錄轉換為數字格式后，下一步就是為了公司的利益而對其進行組織和結構化。最合理的組織方式是有利于業務工作流的方式。

　　2.保管 ECM有兩種不同的方法來實現有效的數據存儲。第一種是通過數據和信息的物理存儲。這發生在詳細的文件夾結構中，確保用戶可以方便地訪問所有保存的數據和信息。此外，保存最終補充了儲存的努力。

　　不僅存儲了信息，還對信息進行了廣泛的備份。這使得用戶有機會編輯和更改任何必要的數據。它還提供公司歷史記錄之類的東西。

　　3.檢索和共享 接下來，公司使用高級文本搜索從存儲中檢索他們的信息。這些搜索通常包括幫助定位文檔的元數據。它們還包括根據信息的創建日期精確定位信息。最后，ECM會監控哪些用戶正在查看特定的文檔和文件。

　　快速檢索與分享是齊頭并進的。快速高效地在系統中定位文件的能力尤其會促進信息請求。這種快速定位對于擁有大量數字數據的現代公司來說至關重要。